マイクロソフト健康保険組合は、加入者個人に関する情報（以下「個人情報」といいます。）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

• 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
• 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。

• 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報」という。）については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。

  • ①法令の定めに基づく場合
  • ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  • ③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  • ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
• 当健康保険組合の業務を委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
• 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
• 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

マイクロソフト健康保険組合（以下「当組合」という）におきましては、被保険者やその家族（以下「加入者」という）からいただいた各種届出や申請書等に記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書（以下「レセプト」という）」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データ等医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とする事が望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、原則として別表１に掲げる個人情報について、その利用目的を別表２の通りとし、個人情報の利用方法について、次のように公表します。

なお、組合が保有する個人情報については、組合が実施する健康保険事業以外に用いることはありません。

• 適用関係の各種届出等について
  
  • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者（異動）届」の記載事項（保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、報酬月額等）を中心に入力処理することによって、加入者台帳等「マスターデータベース（以下「マスター」という）」を作成し、当組合の業務処理コンピュータにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
  • 「被扶養者（異動）届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書等の収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「被保険者資格喪失届」を提出後に、健康保険被保険者証を返還していただき、データ入力の上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更（訂正）届出により、データ変更等を行います。
  • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保険事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等記載された連絡先にご連絡することもあります。
  • 医療機関や他の保険者（区市町村、年金事務所を含む）から資格喪失か否か等保健診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日等、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診等が疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日等について、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」によりデータを「マスター」に取り込み、保険料（調整保険料、介護保険料を含む）の徴収を行います。
• 現金給付等の給付関係申請書類について
  
  • 業務処理コンピュータデータにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求について、他の保険者との重複調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日等を照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産一時金の請求の有無について照会があった場合は、相手先確認の上、申請、給付の有無にについて回答します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認または訪問調査し、給付の決定を行います。
• 診療報酬明細書（レセプト）について
  
  • 社会保険診療報酬支払基金から請求されたレセプトの画像およびレセプトデータを組合の事務処理コンピュータに収納し健康保険業務に利用します。
  • レセプトデータについては委託機関にチェックを依頼し、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日等を伝え、確認をとります。
  • 高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日等を伝え確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付（一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金）の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道制服療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • レセプトデータを委託業者に渡し、加入者に医療費通知を行います。
  • なお、医療費通知を世帯まとめて一括被保険者に提供いたしますので、「黙示による包括的な同意が得られているもの」とさせていただきます。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
  • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトデータとその内容の一部を記載した申請書を健保連・交付金交付事業グループ・高額医療担当に送付し、医療費の助成を受けます。
• 健康診断について
  
  • 健康診断は、健診受託業者に業務委託して実施します。
  • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者が、当組合の業務処理コンピュータに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値について、労働安全衛生法による法定検査項目については事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者（従業員）の健康管理に役立てていくこととしております。また、法定検査項目以外の項目についても、本人の同意のもと同様の取り扱いとします。
  • 健康診断により抽出された生活習慣病予防教育の対象者については、医療機関での受診の有無を事業主の産業医・保健師等の医療従事者に提供し、事業主と共同で行う生活習慣病予防教育に利用する場合があります。
  • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
• その他保健事業の実施について
  
  • 当組合は、加入者の健康保持増進を目的とした各種保健事業を受託業者(第三者)に委託することがあります。健康情報に関しても共有することがあります。
  • 保健事業を通じて得た健康情報は本人の同意がある場合、事業主とも共有し、被保険者の健康管理に役立てるものとします。
  • 各種保健事業に付随する健康情報を「マスター」に保存し、加入者の健康推進事業に利用します。
  • 当組合は、事業主と共同でストレスチェックを実施する事があります。実施に際しては、当組合が受託業者に業務委託して実施し、その受検結果及び分析結果を事業主と共有します。また、第三者へ再委託することがあります。
• 役職員人事関係データおよび組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
  
  • 組合職員の就任・採用に関する書類は、使用後厳重に保管します。
  • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動等の際に用います。
  • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡等に用います。
• 特定個人情報について
  

  特定個人情報とは、個人番号（通称マイナンバー）（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他符号であって、住民票コード以外のものを含む）をその内容に含む個人情報を指します。

  特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する（例：健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける）等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲においてて特定した利用目的を超えて、利用しません。

  なお、上記１、２における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、１、２で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去等を行います。

  • (1)各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書保存規定の則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規定に則り、適正に保存管理を行います。
  • (2)規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、機密文書廃棄処理業者に委託し、溶解処理を行います。また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読み取れないようにして、廃棄またはリース返却します。
  • 【別表１】健康保険組合が保有する個人情報の例
  • 【別表２】健康保険組合の通常業務で想定される主な利用目的

下記事項については、いずれも第三者への情報提供に該当するため、本来は本人の同意が必要となります。
しかし、本人にとって利益となるもの、または事業所側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも本人にとって合理的であるとは 言えないものについては、黙示による包括的な同意で良いことになっています。
したがって、当組合では、下記事項について加入者からの特段明確な反対・留保の意思表示がない場合は、「黙示による包括的な同意が得られているもの」とさせていただきます。

取り扱いに同意できない被保険者等（加入者）は、同意できない理由等を文書に記載し、マイクロソフト健康保険組合に申し出てください。
なお、同意及び留保は、今後、被保険者等からの申し出により、いつでも変更することができます。

• 高額療養費を本人の申請に基づかずに事業主経由で支給すること
• 付加給付（医療費等負担額の上乗せ給付金）を本人の申請に基づかずに事業主経由で支給すること
• 医療費通知を世帯まとめて一括被保険者に提供すること

＜同意がなくても第三者提供できる場合＞

次の場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。（個人情報の保護に関する法律（以下「法」という）第23条第1項）

• 法令の定めに基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事業を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をきたすおそれがある場合

＜第三者提供に該当しない場合＞

次の場合は第三者提供に該当しないとされています。（法第23条第5項）

• 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って個人データが提供される場合
• 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
• 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき

当健康保険組合は、その保有する個人情報（個人データ）について、次のとおり共同での利用を行いますのでお知らせいたします。
なお、個人情報保護法第23条第４項第３号において、「(1)個人データを共同で利用すること、(2)共同で利用される個人データの項目、(3)共同で利用する者の範囲、(4)利用目的及び、(5)個人データの管理責任者の氏名・名称について、本人が容易に知り得る状態に置いているとき」は、当該個人情報（個人データ）の提供を受ける者は第三者に該当しないことから、あらかじめ本人の同意を得ずに当該個人情報（個人データ）を提供できることとされている。

• 共同利用する個人情報（個人データ）の項目
  
  • (1)診療報酬明細書（調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という。）については、電子レセプトのCSV情報、もしくは紙レセプトのコピー
  • (2)当レセプト患者氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記録（記載した「交付金交付申請総括明細データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」上記のほか、レセプト記載データの全ての項目
• 共同利用目的
  当健保：高額医療事業の交付金申請のため。
  健保連：高額医療事業の適正な交付を行うため。また、１月１千万円以上のレセプト公表（個人情報を除く）により医療費の高額化傾向を訴える材料とする。
• 共同利用者
  健保連：交付金交付事業グループ・高額医療担当職員
  業務委託先：公益財団法人日本生産性本部　ICT・ヘルスケア推進部及び協力会社
• 個人情報の管理について責任を有する者
  健保連：組合サポート部長
  当健保：個人情報取扱責任者
• 本件に関する質問等
  お問い合わせ先
  マイクロソフト健康保険組合
  kenpo@microsoft.com
  03-4535-8015（平日9:30～17:30 祝日年末年始を除く）

当健康保険組合は、その保有する個人情報（個人データ）について、次のとおり共同での利用を行いますのでお知らせいたします。
なお、個人情報保護法第23条第４項第3号において、「(1)個人データを共同で利用すること、(2)共同で利用される個人データの項目、(3)共同で利用する者の範囲、(4)利用目的及び、(5)個人データの管理責任者の氏名・名称について、本人が容易に知り得る状態に置いているとき」は、当該個人情報（個人データ）の提供を受ける者は第三者に該当しないことから、あらかじめ本人の同意を得ずに当該個人情報（個人データ）を提供できることとされている。

• 共同利用する個人情報（個人データ）の項目
  被保険者の以下の個人データ
  
  • (1)本人情報（氏名、性別、生年月日、職員番号、所属部署、職階、住所、電話番号、標準報酬月額、標準賞与、事業所貸与メールアドレス、扶養認定等に必要な被扶養者情報）
  • (2)労働衛生法の規定の戻づく健康保険情報及び事業主または健康保険組合が保健事業として実施している健診（定期健診、人間ドック等）の受診者の情報（記号、番号、氏名、生年月日、性別、年齢、住所、電話番号、メールアドレス、事業所名称、社員コード、健診受診日、健診予定日、健診機関名、健診実施項目、健診の結果数値、所見、問診、指導内容等）
  • (3)健康診断により抽出された生活習慣病予防教育の対象者については、医療機関での受診の有無
• 共同利用者
  健康保険組合、健康保険組合職員、事業主の産業医・保健師等の医療従事者、委託先事業者
• 共同利用目的
  
  • (1)健康保険組合において、健康保険法に定められた健康保険組合の業務（資格の取得・喪失等）及び保険給付、保健事業等を円滑かつ正確に遂行するため
  • (2)健康保険組合及び事業主において、被保険者の健康診断結果に基づく、事後措置、保健指導、受診勧奨等による健康維持増進及び重症化予防を図るため、実施後の評価・分析等を行い効果的な事業実施を事業主と図るため
• 個人情報の管理について責任を有する者
  健康保険組合、理事長、常務理事、事業主、人事部門長
• 本件に関する質問等
  お問い合わせ先
  マイクロソフト健康保険組合
  kenpo@microsoft.com
  03-4535-8015（平日9:30～17:30 祝日年末年始を除く）